Profesyonel İş E-postalarınızı Nasıl Düzenli Tutursunuz?
İş günü boyunca sürekli bir e-posta akışı oluşturmak ve yönetmek, hızla karmaşık hale gelebilir. Profesyonel iş e-postalarınızı düzenli tutmak için bir dosyalama sistemi ve adlandırma sistemi geliştirin, sıralama özelliklerini kullanın, hatırlatıcılar ayarlayın ve e-posta klasörleri hakkında bilgi sahibi olun. Yapılandırılmış bir gelen kutusunu nasıl tutacağınızı öğrenmek ve iletişimi optimize etmenize, üretkenliği artırmanıza ve müşteri hizmetlerini güçlendirmenize yardımcı olmak için bu makaleyi kullanın.İçindekiler:
Bir Dosyalama Sistemi Oluşturun
Bir dosyalama sistemi oluşturmak, profesyonel iş e-postalarınızı düzenli tutmanın anahtarıdır. Dosyalama sisteminiz üzerinde düzenli olarak düşünmeniz, sistemi güncel ve etkili tutmak için gerekli değişiklikleri yapmanız önemlidir.Öncelikle, e-postaları projeler veya istemciler arasında ayırmak için klasörler oluşturarak bir dizin ağacı yapısı oluşturun. "Eylem öğeleri", "acil" ve "arşivlendi" gibi daha spesifik kategoriler oluşturmak için Alt Klasörleri kullanın. "Faturalar", "Medya" gibi belirli konular için ek klasörler eklenebilir.
E-postaları etiketlemek, gelen kutunuzu düzenlemek için bir başka önemli adımdır. Başlamak için yaygın olarak kullanılan etiketler arasında "Yapılacaklar", "İzleme" ve "Oku ve Yanıtla" yer alır. Bir e-postanın kişisel mi yoksa profesyonel mi olduğunu belirleyebilmek için "İş" ve "Kişisel" gibi benzersiz etiketler oluşturun.
Son olarak, gelen kutunuzu düzenli tutmak için gereksiz e-postaları sildiğinizden emin olun. Bu, dosyalama sisteminizin gerçekten yararlı olduğundan ve gereksiz e-postalarla tıkanıp kalmadığından emin olmanıza yardımcı olacaktır.
Bir web sitesine mi ihtiyacınız var? Bir web sitesi oluşturmak istiyor ama nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Web sitesi oluşturucumuz mükemmel bir çözümdür. Kolay kullanım ve iş ihtiyaçlarınıza uygun özelleştirme özellikleri sayesinde, kısa sürede profesyonel bir web sitesine sahip olabilirsiniz.
Bir Adlandırma Kuralı Oluşturun
Profesyonel iş e-postalarınız için bir adlandırma kuralı oluşturmak, onları düzenli tutmanın önemli bir parçasıdır. Konu satırının ne olabileceğini tahmin etmek zorunda kalmadan e-postaların kolayca aranmasına ve alınmasına olanak tanır.Bir adlandırma kuralı oluştururken anahtar, onu basit ve tutarlı tutmaktır. Örneğin, alıcı adı, üzerinde çalıştığınız projenin kısaltması ve e-postanın gönderildiği tarihin bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz. Bu, aynı projeyle ilgili tüm e-postaların kolayca bulunmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
E-posta türü (örn. teklif/fatura/rapor) veya proje aşaması (örn. planlama/geliştirme/test etme) gibi ek tanımlayıcılar da dahil etmek isteyebilirsiniz. Bu tanımlayıcılar, belirli görevlerle ilgili e-postaları hızlı ve kolay bir şekilde bulmanıza yardımcı olabilir.
Bir adlandırma kuralı oluşturmak için zaman ayırarak ve bunu tüm e-postalara tutarlı bir şekilde uygulayarak, profesyonel iş e-postalarınızın düzenli ve kolay bulunabilir olmasını sağlamaya yardımcı olabilirsiniz.
Filtreleri Kullan
Filtre kullanmak, profesyonel iş e-postalarınızı düzenli tutmanın etkili bir yoludur. Filtreler, e-postalarınızı otomatik olarak farklı klasörlere veya etiketlere ayırmanıza olanak tanır, böylece aldığınız e-postaları kolayca önceliklendirebilir ve takip edebilirsiniz. E-postaları gönderene, konuya, anahtar kelimelere veya diğer kriterlere göre sıralamak için filtreler uygulayabilirsiniz. Bu, mesajları önce onları okumak zorunda kalmadan doğrudan doğru klasöre yönlendirmenizi sağlar. Ayrıca, ölçütlerle eşleşen tüm e-postalar için otomatik yanıtlar veya bildirimler ayarlayabilirsiniz. İyi bir filtre seti ile e-postalarınız kolayca düzenlenebilir ve temiz ve düzenli kalabilir.Hatırlatıcıları Ayarla
E-postalarınızın karışıklıkta kaybolmamasını sağlamanın bir yolu, hatırlatıcılar ayarlamaktır. Bu, özellikle birini takip ederken veya bir projeyi kontrol ederken faydalı olabilir. Bir e-postanın gönderilmesi veya kontrol edilmesi gerektiği konusunda sizi uyarması için takviminizde hatırlatıcılar ayarlayabilirsiniz. Bu, hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar ve iş arkadaşlarınıza veya müşterilerinize verdiğiniz yanıtları uzatmazsınız.Hatırlatıcılar, son teslim tarihlerine yetişmeye veya ekstra dikkat gerektiren e-postaları takip etmeye de yardımcı olabilir. E-posta gelen kutularını kontrol etmek veya müşteri isteklerini veya e-postaları incelemek için günlük veya haftalık hatırlatıcılar bile ayarlayabilirsiniz. Hatırlatıcılar, profesyonel e-postalarınızı düzenli ve zamanında tutar.
E-posta Klasörlerine Aşina Olun
E-posta klasörlerine aşina olmak, profesyonel iş e-postalarınızı düzenli tutmanın anahtarıdır. E-posta klasörleri, daha kolay erişim ve yönetim için e-postaları mantıksal gruplar halinde sınıflandırmak için kullanışlıdır.İstemci e-postaları, proje e-postaları ve satıcı e-postaları gibi daha fazla düzenleme gerektiren her e-posta türü için alt klasörler oluşturabilirsiniz. Etiketler oluşturmak ve bunları klasörlerin içeriğine göre renklendirmek, ilgili e-postaların bulunmasını daha da kolaylaştırabilir.
E-posta klasörlerini kullanarak, gelen e-postaları hemen uygun klasöre dosyalayarak verimli bir şekilde yönetebilirsiniz. Bunu yapmak, önemli e-postaların ana gelen kutusunda kaybolma olasılığını azaltmaya ve e-postalara zamanında yanıt verilmesini sağlamaya yardımcı olur.
E-postaları düzenlemek için klasörleri kullanmak, önemli e-postalara erişimi çok daha kolaylaştırabilir ve aynı anda birden çok e-postayı ve görevi yönetirken stresi azaltmaya yardımcı olabilir. İyi organize edilmiş bir e-posta gelen kutusu, iş gününün çok daha sorunsuz geçmesine yardımcı olabilir.
Süreçleri Takip Edecek Disiplini Geliştirin
Profesyonel iş e-postalarınızı düzenlemek başarının anahtarıdır. Süreçleri takip etme disiplinini geliştirmek, iletişiminizin etkinliğini, doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak için çok önemlidir. İlk olarak, ihtiyaçlarınız ve hedefleriniz için hangi organizasyon sisteminin en iyi şekilde çalıştığına karar verin. Bu, renk kodlu bir sistem oluşturmayı, klasörleri kullanmayı veya tutarlı bir dosyalama sistemi sürdürmeyi içerebilir. Ek olarak, zaman kazanmak için sık gönderilen e-postalar için şablonlar oluşturun. Karşılamalardan oturum kapatmalara kadar her e-postada süreçlerin takip edildiğinden emin olmak, iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Son olarak, zamanında yanıtlar daha iyi iletişime önemli ölçüde katkıda bulunduğundan, hemen yanıt vermek için zaman ayırdığınızdan emin olun. Bu adımları atmak, profesyonel iş e-postalarınızı düzenli ve etkili tutmanıza olanak tanır.Otomasyonu Kullanın
Otomasyonu kullanmak, profesyonel iş e-postalarınızı düzenli tutmanın en iyi yollarından biridir. Otomasyon, otomatik sıralama kuralları oluşturmanıza izin vererek, e-postaları farklı klasörler halinde sıralamak gibi sıradan görevleri kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.
Otomasyon ayrıca mesajların belirli zamanlarda gönderilmesini planlayarak ve ayrıca teşekkür veya takip e-postaları gibi düzenli olarak kullanılan e-posta biçimleri için şablonlar oluşturarak zaman kazanmanıza yardımcı olabilir.
Ayrıca otomasyon, konuşmaları ve takipleri takip etmenize yardımcı olabilir ve herhangi bir e-posta alışverişinin durumunu hızlı bir şekilde değerlendirmenize olanak tanır. Otomasyonu kullanmak, e-posta organizasyon sürecinizin verimliliğini en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olan paha biçilmez bir araçtır.
